Det verkar för mig som att känslan av att ligga efter med allt vi behöver göra har blivit (eller kanske alltid har varit) en del av vår mänskliga grundtillvaro.
Jag känner ingen som känner att de helt har kontroll på allt.
För det mesta känner vi oss efter – för mycket att göra på för lite tid. Vi är stressade, överväldigade, upptagna, prokrastinerar, distraherade. Det är aldrig en rolig känsla, och ändå upplever de flesta av oss den största delen av tiden.
Så vad kan vi göra? Jag tror inte det finns ett enda svar. Om det vore enkelt hade vi löst det för länge sedan. Men det finns ett antal saker vi kan prova, och jag har funnit dem hjälpsamma.
Vi pratar om dem en i taget:
Gör en lista. Fokusera sedan på en sak i taget, i avsiktliga tidsblock.
Arbeta medvetet med din prokrastinering och distraktion. Öva på att möta din rädsla, ditt obehag, din osäkerhet och känslan av överväldigande.
Arbeta med ditt behov av att göra allt. Släpp taget.
Hantera din energi. Lär dig att koppla av och fylla på.
Skapa flexibel struktur. Justera med tiden.
Släpp självdömande.
Bli inte överväldigad! Det här är genomförbara steg. Låt oss dyka in i dem.
Gör en lista, fokusera på en sak i taget i avsiktliga tidsblock
Den första delen är enkel: gör en lista. Många av er gör redan det här, men hoppa inte över delen om “avsiktliga tidsblock” i den här sektionen.
Uppgiftslista: En lista behöver inte vara avancerad – du behöver inget särskilt att-göra-system. Ett textdokument eller ett anteckningsblock räcker nu. Senare kan du hitta ett enkelt system, men använd inte det som ett sätt att prokrastinera.
Gör helt enkelt en lista över allt du behöver göra. Gör sedan en andra lista med de 3 viktigaste uppgifterna (MITs – Most Important Tasks). Det här är den del du ska fokusera på idag. Du kan fortfarande försöka göra de mindre sakerna på listan när du får tid, men fokusera på de stora uppgifterna.
Fokusera på en sak: Av dina tre MITs finns det egentligen bara en du kan ge fullt fokus just nu. Välj en, vilken som helst. De är alla viktiga. Om någon är viktigare än de andra, välj den.
Regeln är enkel: du kan bara göra en sak i taget. Så välj den sak som känns mest betydelsefull att göra just nu – den som har störst påverkan på ditt liv och på andra.
Ge sedan ditt fulla fokus till det, så mycket du förmår.
Avsiktliga tidsblock: Idéerna ovan kan verka självklara för många – det är bra, det betyder att du redan gör något rätt. Men att verkligen fokusera på en sak är inte så vanligt som man tror.
Det som saknas i de flestas sätt att arbeta är idén om avsiktliga tidsblock. Så här fungerar det: du sätter en intention för en viss tidsperiod, och försöker hålla fast vid den. Till exempel skriver jag just nu … jag satte en intention att skriva i 45 minuter (eller tills jag blir klar, beroende på vilket som kommer först), och försöker hålla det just nu. Jag kanske inte lyckas perfekt – men jag försöker.
Ett avsiktligt tidsblock är alltså en stund då du sätter en tydlig intention att fokusera på en enda uppgift – och du kan även sätta en intention för hur du vill dyka upp i det blocket. Till exempel kan jag vilja vara fullt närvarande och med öppet hjärta under familjetid. Men när jag skriver vill jag vara helt fokuserad, med mina läsares svårigheter i sinne och hjärta.
Sätt en intention, sätt en tidsram (och kanske en plats), och försök vara fullt fokuserad och hålla din intention inom den tiden och på den platsen.
Arbeta medvetet med prokrastinering, distraktion och svårigheter
När du har skapat ett avsiktligt tidsblock kommer du att märka att en del saker dyker upp:
Rädsla, osäkerhet, tvivel
Stress och överväldigande
Impulsen att prokrastinera eller fly in i distraktion
Perfektionism, behovet av kontroll
Lusten att avbryta, klaga eller slå ifrån sig
I grunden får rädslan och osäkerheten inför uppgiften (eller uppgiftens överväldigande karaktär) dig att vilja fly och återgå till dina vanliga mönster.
Idén här är att använda medveten närvaro för att arbeta med det som dyker upp. Rikta uppmärksamheten mot impulsen att prokrastinera eller distrahera dig, känn rädslan medvetet, och för in nyfikenhet, mildhet och medkänsla till det du märker.
Om du känner dig överväldigad av en uppgift (eller hela listan), och ditt mönster är att fly till distraktion, kan du öva så här:
Pausa istället för att vända dig till dina distraktioner. Vänd uppmärksamheten inåt, mot kroppens förnimmelser.
Håll kvar uppmärksamheten på det du märker – kanske känns det som en tighthet i bröstet eller halsen. Kanske en strålande hetta i bålen eller ett mörkt hål i magen. Stanna i den känslan, istället för att springa ifrån den.
Lägg märke till impulsen att fly från känslan. Du vill gå till dina meddelanden, städa något, kolla mejl, titta på sociala medier. Du vill göra något lätt eller bekvämt (shoppa eller äta är två vanliga). Notera impulsen, men agera inte på den. Stanna närvarande med själva förnimmelsen av impulsen.
För in nyfikenhet och mildhet i ditt observerande. Vanligtvis vill vi inte ha de här känslorna i oss, även om vi inte kan kontrollera dem, så vi försöker trycka bort eller ignorera dem. Föreställ dig om du behandlade en vän så när de har det svårt – det är vad vi gör mot oss själva. Stanna istället närvarande med svårighetskänslan, och var vänlig, nyfiken och mild mot den.
Ge dig själv medkänsla. Jag menar inte bara vänliga ord (även om de hjälper), utan känslan av medkänsla i hjärtat – samma känsla du skulle ha om någon du älskar hade ont. Låt den känslan omfamna din svårighet. Det är kraftfullt.
På det här sättet förändrar vi vår relation till rädsla, osäkerhet, obehag, känslan av överväldigande eller stress, impulsen att prokrastinera eller avbryta. De är inga stora saker. Snarare något vi kan öva med, något vi klarar av. Vi är starkare än vi tror.
Varje gång du känner någon av dessa känslor (och andra, som sorg, ilska, frustration, besvikelse, ensamhet) är det ett tillfälle att öva.
Om du kan öva på det här, hjälper det med allt annat i den här guiden – med fokus, att släppa taget, stress, prokrastinering, självdömande och mycket mer.
Släpp taget om behovet av att göra allt
Det här är en stor sak. I många fall kommer stressen av att inte ha allt gjort från vårt eget sinne, inte från en yttre verklighet. Det finns undantag – om jag inte gör mitt projekt i tid kan jag förlora jobbet, eller om jag inte går till apoteket kan min äldre mammas hälsa påverkas. Det är situationer där det finns en yttre verklighet som kräver att du gör något.
Men i de flesta fall finns ingen hemsk konsekvens av att vara “efter” med våra uppgifter. Jag sätter “efter” inom citattecken eftersom vi ofta bara ligger efter i jämförelse med vad vi skulle vilja, en tidsplan vi hittat på i våra huvuden. Till exempel, när jag tittar på min att-göra-lista ser jag att nästan alla deadlines är sådant jag satt själv. Många jag arbetat med är likadana – vi sätter upp en tidslinje i huvudet för vad vi vill hinna, men den finns bara i våra huvuden.
Så övningen här är att släppa taget om bindningen till att få allt gjort.
Det kommer inte att hända – vi kommer aldrig få allt gjort. Det är inte sannolikt att vi någonsin “kommer ikapp” det vi hoppas hinna – det är bara en fantasi. Den är inte verklig, den där förväntningen i våra huvuden.
Det är som att titta på en fotoshoppad modell i en tidning och fantisera om att vi ska se ut så – det är inte verkligt. Så att släppa den fantasin vore hjälpsamt.
Så här kan du släppa taget:
Se hur förväntningen att få allt gjort skadar dig. Lägg märke till hur den får dig att stressa, känna överväldigande, prokrastinera, vara hård mot dig själv, känna besvikelse. Allt detta orsakas av dina förväntningar – som du själv skapat.
När du ser att du skadar dig själv, sätt en intention att sluta skada dig själv. Sluta hålla fast vid idealen som gör ont.
Vänd dig istället mot verkligheten, och hitta uppskattning för den som den är. Förväntningar och ideal är som en film ovanpå verkligheten – vi ser inte det som är rakt framför oss, för vår blick blockeras av fantasin som vi inte lever upp till. Vänd dig därför mot det som faktiskt är här, och uppskatta det. Du lever! Du har en kropp, ögon, öron, händer. Du har troligen ett hem, kanske någon som bryr sig om dig (kanske flera). Du kanske har hälsa. Du kanske gör något meningsfullt. Vad verkligheten än är – uppskatta den för vad den är, ett mirakel.
Handla sedan från den platsen av uppskattning. Gör nästa steg för att det hjälper dig och andra, som en kärleksfull handling. Du behöver inte göra det för att leva upp till ett ideal, utan ur kärlek.
Det kräver övning, förstås. Men med tiden kan vi börja lossa greppet om idealen och förväntningarna som sårar oss.
Hantera din energi, koppla av och fyll på
Många börjar halka efter och bli överväldigade och stressade för att de är trötta och överarbetade. Det kanske gäller dig – känner du dig trött just nu? Alltid arbetande, alltid vid en enhet?
Om svaret är ja kan det hjälpa att uppmärksamma din energinivå. När den är låg, ignorera inte signalerna (lätt att göra om du sitter vid en skärm). Bry dig om ditt välmående.
Det första att se på är sömnen – får du tillräckligt? De flesta gör inte det. Jag har problem med detta själv. Om jag sover under 7 timmar är jag inte i optimalt läge. Jag är som bäst vid 7,5 timme, och om jag får 8 är det fantastiskt. Börja med sömnen – det innebär oftast att gå och lägga sig i rimlig tid, vilket i sin tur innebär att sätta ett alarm för att stänga ner enheter innan dess, och göra någon form av kvällsrutin för att varva ner och komma i säng.
Se sedan till att du tar pauser. Under dagen: kom bort från enheter ungefär var 30:e minut. Jag gissar att de flesta inte gör det. Det dränerar oss att vara vid enheter så länge utan avbrott. Ta en kort promenad, låt hjärnan vila, drick vatten.
Det tredje – ofta mest förbisedda – är att ge dig själv tid att fylla på. Det betyder: bort från enheter en timme eller mer per dag, och större delen av en dag i veckan. Det är tid då du inte arbetar, utan kanske är ute i naturen eller umgås. Ta ett bad, drick te, läs en pappersbok, gör något med händerna. Låt sinnet få vila och återhämta sig.
Om du hanterar din energi så här blir du mer motståndskraftig och mindre benägen att prokrastinera eller bli överdrivet stressad av att ligga efter.
Skapa flexibel struktur, justera
Jag gillar att strukturera min dag, men med flexibilitet. Det hjälper till att ordna det flytande kaos vi kallar tiden.
En enkel struktur kan se ut så här:
Vakna 6:30, meditera, läs, gör min att-göra-lista
Skriv (eller arbeta med viktigaste uppgiften)
E-post och meddelanden i 30 minuter
Dusch, mat
Nästa viktigaste uppgift, följt av snabb koll av e-post/meddelanden, och en paus. Upprepa.
Senare: promenad eller träning, meditation, te och journal, familjetid, säng
Detta är bara ett exempel, och du kan bli mer detaljerad med tidsblock. Poängen är att du har struktur, så du vet när du får gjort viktiga saker som annars skulle skjutas upp (sådant som meditation, träning och promenader).
Det är viktigt att hålla fast vid strukturen så gott vi kan – utan att bli stel. Om det kommer avbrott behöver vi avgöra om avbrottet är tillräckligt viktigt för att ta hand om direkt, tillräckligt viktigt för att lägga det planerade åt sidan. Eller om vi kan vänta till senare (eller inte ta tag i det alls, om det inte är viktigt).
Flexibilitet betyder förmågan att justera strukturen vid behov, i stunden. Det betyder att vara villig att lägga det planerade åt sidan för att hantera det som dyker upp. Men det betyder också att inte bara överge strukturen när saker känns obekväma eller när du får lust att prokrastinera.
Släpp självdömande
Du kommer inte att göra allt ovan perfekt. I själva verket finns ingen förväntan på “perfekt”, för det är inte något verkligt. Vi försöker göra så gott vi kan, men det blir inte exakt som vi tänkt. Det är normalt, förväntat och helt okej.
Det skadliga kommer när vi lägger självdömande ovanpå allt. Vi dömer oss själva, kritiserar oss, blir besvikna på oss, är hårda mot oss själva. Det är det vanliga tillståndet för de flesta.
Detta självdömande skadar oss, precis som de förväntningar vi skapar åt oss själva. Vi stressar över det, vi känner oss dåliga … det hjälper inte situationen. Om vi verkligen ligger efter eller är överväldigade, gör känslan av att vi är värdelösa inte saken bättre. Den gör det mer sannolikt att vi stänger ner, undviker det vi vill göra.
Öva istället på att alltid vara snäll, kärleksfull, vänlig och medkännande mot dig själv. Vad du än gör finns ingen skam eller skuld. Det finns bara vänlighet. Ligger du efter? Visa medkänsla med ditt stressade jag. Känner du dig överväldigad? Ge dig själv medkänsla. Misslyckades du med ditt mål? Medkänsla.
Var en god vän till dig själv, inte en hård kritiker. Öva detta varje dag, många gånger om dagen. Sätt en påminnelse där du inte missar den.
Sätt ihop allt
Okej, det var mycket. Hur får vi ihop allt detta? En sak i taget.
Skapa en daglig struktur. Gör en att-göra-lista. Börja arbeta med avsiktliga tidsblock, med fokus på en sak i taget.
Sov ordentligt. Ta pauser. Fyll på.
Öva på att lägga märke till dina förväntningar på att få allt gjort, och ditt självdömande. Släpp dem så mycket du kan, och öva vänlighet och uppskattning.
När du går in i ett avsiktligt tidsblock och försöker öva fokus, lägg märke till vad som dyker upp (rädsla, osäkerhet, lusten att prokrastinera) och öva med det medvetet, såsom beskrivet ovan.
Det är inte enkelt, men det är saker vi kan bli bättre på med övning, och som vi kan återvända till om och om igen.