Jag använder Gmail uteslutande för e-post, och det utgör en stor del av mina två dagliga jobb. Jag får en hel del e-post varje timme och brukar vara ganska snabb på att svara.
Men en sak du kommer att märka med min Gmail-inkorg är att den nästan alltid är tom.
Det ger mig en zenliknande känsla att ha en tom inkorg – en känsla av lugn, frid och tillfredsställelse. Jag rekommenderar det varmt till alla. Jag har inte alltid varit så här – förr hade jag massor av mejl i inkorgen. De låg där, ibland olästa, ibland i väntan på en åtgärd, ibland redo att arkiveras, och ibland bara liggande där för att jag sköt upp det. Jag hade också många mappar för att sortera min e-post, så jag kunde hitta mejlen när jag behövde dem. Det tog tid att sortera, så jag brukade skjuta upp det. Många jag känner gör likadant.
Men GTD (Getting Things Done) ändrade det (tillsammans med 43 Folders och andra), och i nästan ett år nu har jag varit konsekvent med att ha en ren inkorg.
Här är mina enkla steg för att uppnå E-post-Zen:
Kolla inte e-posten det första du gör på morgonen, eller ständigt under dagen. Detta tips ges av många bloggar, så det är inget nytt. Att kolla e-post direkt på morgonen fastnar du bara i. Gör istället det viktigaste du har att göra för dagen – den uppgift du annars tenderar att skjuta upp mest. Sedan kan du kolla e-posten. Ännu bättre: gör två eller tre saker först. Om du hela tiden kollar e-posten under dagen, eller får notiser så fort något kommer in, kommer du ständigt att bli distraherad och inte kunna fokusera på det du arbetar med. Jag kollar ungefär en gång i timmen, men du kan ha andra behov.
När du kollar din e-post, ta hand om varje mejl direkt, ett i taget. Fatta ett beslut om vad som behöver göras med varje mejl.
2a) Är det skräppost eller vidarebefordrat kedjemejl? Släng det direkt.
2b) Är det ett långt mejl du bara behöver spara för att kunna slå upp information senare? Lägg det i en mapp för läsning (eller markera som “Läst och arkivera”) eller skriv ut det för att läsa på vägen.
2c) Om mejlet kräver en åtgärd, gör en anteckning om uppgiften på din att-göra- eller GTD-lista. Notera också eventuell extra information från mejlet. Arkivera sedan mejlet. Du kan enkelt hitta det igen senare när du ska utföra uppgiften.
2d) Om du kan svara på mejlet inom en eller två minuter, gör det direkt. Vänta inte – annars samlar du snabbt på dig en hög av obesvarade mejl, och du riskerar att glömma bort dem. Jag svarar snabbt, kortfattat och skickar iväg det direkt. På så sätt uppfattas jag som snabb och organiserad.
2e) Om du behöver följa upp ett mejl senare, eller väntar på ett svar, skriv upp det på en Väntelista. Låt det inte ligga kvar i inkorgen som en påminnelse.Jag har bara en mapp: Arkiv. När jag svarar på ett mejl, eller har läst klart det och det inte kräver något svar, eller har noterat det på min att-göra-lista, arkiverar jag det. Så enkelt är det. Du kan också skapa en mapp för “Att läsa” om du vill. Jag brukar skriva upp längre mejl att läsa under lunch eller när jag väntar på något. Andra personer har en Åtgärdsmapp eller Väntemapp, men jag tycker att det bara är en extra mapp (eller “bucket”, som GTD:s David Allen kallar det) som man måste hålla koll på. Jag gillar inte att skapa extra mappar. Jag har mina att-göra-listor och min Väntelista, och det räcker. Det är bara att trycka på “Arkivera” på ett mejl, och om jag behöver hitta det igen senare är Gmails sökfunktion så bra att det är enkelt att hitta. Jag har aldrig haft problem med det här systemet.
E-post-Zen är så enkelt: kolla e-posten med jämna mellanrum, agera direkt på varje mejl (eller notera det för senare) och arkivera.
Ahhh. Tom inkorg!