Det finns otroligt mycket att vinna på att bli bra på det som på engelska kallas Getting Stuff Done (GSD) – alltså att få saker gjorda.
Jag tror inte att produktivitet och effektivitet är hela svaret på livet, och det bör heller inte vara ditt enda fokus. Men det finns ändå massor av fördelar med att lära sig få saker gjorda. Massor.
Några av fördelarna:
Du börjar åstadkomma mer.
Du börjar tro mer på dig själv.
Du slösar mindre tid på att prokrastinera och distrahera dig.
Du blir mer pålitlig – när du säger till människor att du ska göra något, tror de på dig.
Du blir mer anställningsbar, eftersom människor gärna anställer någon som får saker gjorda.
Du blir mindre hindrad av den här delen av livet, vilket låter dig fördjupa dig i andra områden – att förstå vad som är viktigt, vara nyfiken, leka, lära dig, skapa djupa relationer med människor, träna om gamla mentala mönster som står i vägen, och mycket mer.
Du börjar tjäna mer pengar.
Du kanske kan grunda en framgångsrik startup eller skapa en fantastisk organisation.
Du kanske kan sprida dina idéer längre, eftersom du visar dig värd att lyssna på (eftersom du faktiskt har åstadkommit något), och när du får gjort det som behöver göras för att sprida idéer – som att skriva en bok eller blogg, eller hålla en föreläsning.
Och så vidare. Du får fördelarna – du vill bara veta hur du blir bättre på att få saker gjorda.
Det här är guiden för dig. Först tittar vi på det som står i vägen. Sedan på färdigheterna du behöver för att bli bra på att få saker gjorda. Och till sist hur du faktiskt blir det.
Det som står i vägen
Att få saker gjorda är inte svårt, om det inte finns några hinder. Precis som att röra sig långa sträckor inte är svårt om man inte har gravitation eller saker i vägen.
Så låt oss titta på hindren, innan vi tittar på hur man blir bra på färdigheterna.
Det här är de vanligaste hindren för att få saker gjorda (med några föreslagna lösningar):
Vanen att skjuta upp att börja, för att det känns obekvämt. Det här är prokrastinering – du skjuter upp att starta en uppgift för att den är svår, eller för att du känner dig överväldigad eller osäker på var du ska börja. Lösningen är att göra starten så liten som möjligt, skapa förutsättningar som gör det mer sannolikt att du börjar, och sedan öva på att starta om och om igen tills du blir bra på det.
Vanen att byta uppgift. Du kanske börjar, men byter ständigt till andra uppgifter. Det sker av samma skäl som prokrastinering – obehag och osäkerhet får dig att vilja göra något annat, så du går till något enklare eller till dina favoritdistraktioner. Att byta, byta, byta leder till brist på fokus och ständig upptagenhet. Lösning: skapa fokussessioner, där du övar på att hålla dig till en enda uppgift under en kort period (10, 15 minuter osv.) tills du blir bättre på att stanna kvar, åtminstone en stund.
Perfektionism. Du skjuter upp att börja (eller avsluta) eftersom förutsättningarna inte är perfekta, eller arbetet inte är perfekt. Till exempel vill du starta en blogg men kan inte förrän du hittat den perfekta plattformen, det perfekta temat, det perfekta schemat och har all tid i världen, en lång lista med idéer och en perfekt förståelse för hur man blir en bra bloggare. Lycka till med det! Eller så skriver du ett blogginlägg eller en artikel men publicerar det inte, eftersom det inte är perfekt än (tips: du upplever bara osäkerhet). Lösning: börja ofullkomligt, börja även om det är rörigt, skapa det där dåliga första utkastet och redigera det senare. Du kan behöva ett åtagande för att klara det.
Andra människor. Folk frustrerar dig, fördröjer med sina förseningar, gör saker mer komplicerade, begår misstag, irriterar dig. I verkligheten är det en ursäkt – för att kunna få saker gjorda även när du är beroende av andra, behöver du ta fullt ansvar för din del, bli bra på ditt jobb, och växa in i ett större ledarskap där du hjälper hela teamet framåt, med positivitet och generositet trots andras brister.
Distraktioner och avbrott. Du dras bort av ständiga distraktioner och avbrott. Vissa är under din kontroll, andra inte. Lösning: skapa fokustid utan distraktioner – stäng av internet eller använd en blockerare och fokusera på en enda sak under en stund. Stäng av notiser under denna tid (även om det bara är 20 minuter). Prata med andra om att inte avbryta dig (säg att om du har hörlurar på, ska de inte störa dig). Slutligen: öva på att hantera avbrott (de du inte kan kontrollera) genom att släppa det du gjorde, rikta dig medvetet mot personen som avbröt, ge dem din fulla uppmärksamhet, och sedan återvända till uppgiften och ge den din fulla uppmärksamhet igen. Det kräver övning.
Att vara trött. Du är trött, hungrig, har låg energi, är frustrerad eller ensam. Sådana svårigheter kan göra det svårt att fokusera och få saker gjorda. Lösning: inse när du är i ett sådant tillstånd, och gör det du behöver för att ladda om (en kort tupplur, en promenad eller meditation kan hjälpa). Eller gör uppgifter som inte kräver mycket energi eller fokus (svara på mejl, administrativa uppgifter osv.). Om det är ett långsiktigt problem, förbättra din sömn.
Rädsla, osäkerhet, överväldigande och självtvivel. I grunden för de flesta hinder ligger dessa mentala tillstånd – rädsla och osäkerhet, som i praktiken är samma sak. Lösning: att bli bra på att stanna kvar i rädsla och osäkerhet utan att behöva stänga ner, fly, undvika, kontrollera eller explodera (de vanliga reaktionerna) är en nyckelfärdighet. Mer om detta längre ner.
Det här kan kännas som en överväldigande lista av hinder. Men lösningarna är relativt enkla, och jag kommer snart att prata om hur du sätter ihop ett enkelt program för att bli bättre på att övervinna dessa hinder – och på vägen bli bra på att få saker gjorda.
Först, låt oss titta på de färdigheter du behöver bli bra på.
10 färdigheter att bli bra på
Med vår lista över hinder har vi redan börjat hitta lösningar – och de handlar till stor del om färdigheter som vi vill bli bättre på. Låt oss titta på dem:
Välj en viktig sak (prioritering). Om du fokuserar på viktiga uppgifter för det mesta, kommer du att få saker gjorda. Om du fokuserar på småsaker eller hela tiden byter mellan uppgifter, blir du mindre effektiv. Det är användbart att välja en viktig sak åt gången, lära sig med tiden vilka uppgifter och projekt som har högre värde för dig och andra. Är det viktigare att svara på det här mejlet än att skriva den där artikeln? Vad skulle göra störst skillnad – för din karriär, ditt team, din lycka och hälsa?
Att börja. Prokrastinering är ett av de vanligaste hindren för att få saker gjorda – så om vi blir bra på att börja, har vi redan övervunnit ett stort hinder. Det bästa sättet att börja är att fokusera på det minsta första steget och öva på att bara kasta sig ut i handlingen. När jag ville skapa vanan att springa, fokuserade jag bara på att ta på mig skorna och gå ut genom dörren. En konstlärare sa till sina elever att de bara skulle fokusera på att sätta pennan mot papperet. Meditationslärare säger: sätt dig bara på kudden. Välj det minsta steget – och börja.
Fokussessioner. Att byta till andra saker är väldigt vanligt, så jag har funnit stort värde i fokussessioner (även kallade Pomodoro-metoden). I grunden handlar det om att välja ett kort intervall (10, 15, 20 eller 25 minuter) och öva på att fokusera på en uppgift under den tiden, tills timern ringer. Sedan tar du en paus och gör en ny session. Jag rekommenderar att börja med ett par sessioner om dagen och bygga ut därifrån.
Hantera din uppgiftslista. Att välja rätt program, hitta det perfekta systemet och hantera alla sina uppgifter och projekt kan kännas överväldigande. Många försöker därför inte ens. Men det är en nyckelfärdighet för att hålla fokus och få saker gjorda – och om du håller det enkelt behöver det inte vara överväldigande. Jag rekommenderar att använda ett enkelt program (på senare tid har jag använt Todoist). Det viktiga är inte verktyget, utan att inte överanalysera. Min regel: välj varje dag tre viktiga och några små uppgifter. Antalet varierar beroende på hur mycket du jobbar och hur svåra uppgifterna är. När du har dagens uppgifter, välj bara den första och gör en fokussession med den. Det kan ta flera sessioner att avsluta en uppgift.
Ett dåligt första utkast. Perfektionism står i vägen för att få saker gjorda. Anta inställningen att skapa ett “dåligt första utkast” – oroa dig inte för perfektion, fokusera på att göra. Revidera senare. Tänk inte för mycket – bara gör.
Att vara i osäkerhet. Det kommer att finnas rädsla, osäkerhet och obehag i allt ditt arbete, och det är en viktig färdighet att lära sig vara i osäkerhet utan att springa, undvika, klaga, bli arg eller gömma sig. Öva på att lägga märke till när du känner osäkerhet, känna hur den känns fysiskt, och stanna kvar i den. Var mjuk mot känslan, till och med vänlig. Lägg märke till att du är okej även när du är osäker och obekväm, och känn tacksamhet för att få uppleva detta ögonblick. Älska det som det är, även med känslan av osäkerhet. Det kräver övning.
Ta ett steg tillbaka och se helheten. En sak är att vara djupt fokuserad på en uppgift, en annan är att ta ett steg tillbaka och se den större bilden. Jag förespråkar att göra det i början och slutet av varje dag (en kort planeringssession på morgonen och en kort genomgång på kvällen), men också att checka in under dagen hur saker går, och hur du kan justera och återfokusera dig. Vi blir alla distraherade, avbrutna, hindrade av oväntade svårigheter. Och allt det är okej, så länge vi kan återfokusera vid behov.
Ta fullt ansvar och ledarskap. Detta är en mer avancerad praktik, men att ta fullt ansvar betyder att inte skylla på andra för svårigheter med att få saker gjorda. Erkänn hindren, men ta ansvar för att hitta en väg framåt, acceptera det som måste accepteras, eller se din del i den dynamik du är en del av. Att ta ledarskap betyder att ta ansvar för att skapa en bättre struktur och miljö där hela teamet kan gå framåt – även om du inte är chefen.
Kommunikation. En annan avancerad färdighet – det handlar om att kommunicera tydligt och ärligt, så att alla vet sina ansvar och gränser. Många problem uppstår när man inte håller sig till dessa. En del av ledarskap och struktur är att kommunicera öppet och med hjärta.
Skapa struktur. Jag förespråkar inte stel struktur och överplanering. Det hjälper inte att få saker gjorda, och alltför rigida planer är bara fantasi. I stället är en enkel grundstruktur bra: Hur börjar du dagen så att du fokuserar på det viktiga? Hur planerar du dina fokussessioner så att du inte distraheras? Hur avslutar du dagen så att du lär dig något? Hur skapar du ansvar? När kollar du mejlen och har möten? Enkla svar på dessa frågor hjälper dig skapa struktur. Men oroa dig inte för att få den perfekt – med regelbunden reflektion kan du justera och bli bättre på att skapa struktur med tiden.
Det kan kännas överväldigande att det finns tio färdigheter på listan, men du behöver inte bli bra på alla samtidigt. Jag skulle fokusera på de fyra första, och sedan gradvis lägga till de andra.
Ett enkelt program för att bli bra på att få saker gjorda
Med allt detta i åtanke, låt oss förenkla och skapa ett femstegsprogram för att bli bra på att få saker gjorda:
Skapa en daglig struktur. Ha en enkel plan för att öva på att få saker gjorda: 1) en prioriteringssession på morgonen; 2) ett par fokussessioner under dagen; 3) en osäkerhetsmeditation när du känner rädsla, tvivel, osäkerhet eller obehag; och 4) en genomgång i slutet av dagen för att justera och förbättra. Dela din plan med någon och lova att rapportera till dem varje dag i en vecka. Fortsätt sedan att uppdatera dem varje vecka, berätta om dina framgångar, hinder och hur du ska justera nästa vecka. Den här dagliga strukturen plus ansvarsskyldighet hjälper dig att bli bättre under de kommande veckorna.
En morgonplaneringssession. Det här är en del av din dagliga praktik. Spendera 5–10 minuter på att gå igenom din uppgiftslista och välja de uppgifter du vill fokusera på idag. Håll det kort, så att du inte hoppar över det. Titta igenom listan, välj tre viktiga och tre administrativa uppgifter till din “Idag”-lista (eller vad du nu kallar den). Kontrollera din kalender för eventuella möten. I grunden: en kort planering och prioritering, så att du vet vad du ska fokusera på idag. Relaterad färdighet: lägg till uppgifter i listan eller kalendern när du kommer på dem.
Fokussessioner. Använd dem för att ta itu med uppgifterna på din “Idag”-lista. Har du tre viktiga uppgifter? Börja med den första (utan att hoppa över den) och kör en fokussession. Det kan vara en tuff uppgift, så gör bara 10–20 minuter som start. På så sätt tränar du på att börja och stanna kvar. Sätt en timer (till exempel 15 minuter), arbeta, ta paus, rör på dig, sträck på dig. Sedan en ny session – avsluta uppgiften om du kan, annars gå vidare till nästa. Du kan göra samma sak med mindre uppgifter – till exempel en fokussession för att gå igenom mejlen eller betala räkningar.
Osäkerhetsmeditation. Det här är lite svårare att komma ihåg, men du kan sätta upp en visuell påminnelse. Varje gång du känner att du vill stänga av, skjuta upp eller distrahera dig, notera att du känner osäkerhet. Pausa och meditera en kort stund: rikta uppmärksamheten mot kroppen, känn de fysiska sensationerna av osäkerhet, märk att du är okej mitt i den, och stanna där med mildhet och vänlighet en liten stund. Denna typ av praktik förändrar din relation till osäkerhet, rädsla och obehag – du blir inte av med dem (det är inte målet), men du tränar dig på att vara okej mitt i dem utan att fly, undvika, kontrollera eller klaga. Det är stort – och det kräver lite övning.
Reflektera och förbättra. Ta 10 minuter i slutet av dagen för att reflektera över hur den gick. Hur gick det med din struktur? Gjorde du din morgonplanering? Dina fokussessioner? Din osäkerhetsmeditation? Skriv ner några anteckningar om vad som gick bra, vad som stod i vägen och hur du kan justera framöver. Om du har en ansvarspartner, skicka några rader till dem. En kort veckovis genomgång är också en bra idé – den hjälper dig förstå vad som fungerar, vad som inte gör det, och hur du kan förbättra dig kontinuerligt över tid.
Utöka: Med tiden blir fokussessioner, osäkerhetsmeditation och struktur lättare. Sedan kan du öva på några av de andra färdigheterna – inklusive att skapa ett dåligt första utkast, ta fullt ansvar, samarbeta med öppet hjärta, och förfina din struktur efter behov.
Den här lilla handboken, om du verkligen omsätter den i praktiken, kommer att ta dig långt mot att bli bättre på att få saker gjorda. Men du måste faktiskt göra det. Hitta en ansvarspartner så att du inte hoppar över övningen.
Ta action. Njut av processen. Var närvarande mitt i kaoset av din dag. Och glöm inte att uppskatta miraklet i varje dag du fått.