En av de saker människor ofta frågar mig om är hur de ska få ordning på sitt digitala liv. Det finns så mycket information som väller in, och det kan kännas som att allt hopar sig och blir otroligt rörigt.
Från överfulla inkorgar och meddelandeappar, till dussintals webbläsarflikar och filer på skrivbordet, till uppgifter och information du vill hålla reda på … det är mycket!
Så idag vill jag dela tre enkla tips för att få ditt digitala liv mer organiserat.
Med små steg kommer du att börja känna att saker åtminstone är lite mer under kontroll.
Tips #1: Förenkla
Det är svårt att organisera när du har en miljon saker att organisera. Ett av mina favorit-tips för ordning och reda är ”Förenkla innan du organiserar.” Om du ska städa ditt hus är det mycket lättare att göra det om du redan har skänkt bort hälften av prylarna!
Med ditt digitala liv kan det hjälpa att ta några dagar för att förenkla:
Spendera 30 minuter med att gå igenom din e-postinkorg och arkivera allt som inte är viktigt eller kräver åtgärd. Stjärnmarkera det som behöver åtgärdas. Ge andra ett snabbt svar om du kan göra det på mindre än en minut. Avsluta prenumerationer på marknadsmejl och nyhetsbrev du inte läser. Rensa lite!
Ta en timme för att bokmärka och stänga flikar du inte använder just nu. Om du håller en flik öppen för att du behöver agera på något, lägg till den i en mapp som heter “Åtgärder” och lägg till den på din att-göra-lista.
Avsätt ett par timmar för att radera filer på din dator som du inte längre behöver. Lägg allt annat som inte är så viktigt i en “Arkiv”-mapp.
När du har förenklat en del kan du börja organisera. Men kom ihåg att förenkling fortfarande kan ske medan du organiserar.
Tips #2: En plats för allt
Mitt absoluta favoritknep för organisering är ”En plats för allt (och allt på sin plats).” I det här fallet betyder det att tilldela platser för saker i ditt digitala liv.
Använd “hinkar”:
E-post: Ha en mapp eller etikett för meddelanden som kräver åtgärd (jag använder Stjärnmärkt i Gmail). Du kan också ha mappar för mejl som kräver uppföljning eller som tillhör specifika projekt, om du vill.
Webbläsarflikar: Det finns så många flikar! Jag gillar Arc Browser, eftersom den har olika utrymmen där du kan hålla isär olika typer av saker (t.ex. ett utrymme för skrivande, ekonomi, lärande, ett viktigt projekt osv.). Och i varje utrymme har jag mappar som organiserar de flikar jag behöver spara. Oavsett vilken webbläsare du använder kan du bokmärka dina öppna flikar och lägga dem i mappar. Om flikarna är viktiga, ta dig tid att skapa en plats för dem.
Anteckningar och dokument: Under det senaste decenniet har det kommit en boom av appar för anteckningshantering (Notion, Obsidian, Roam, Tana, Capacities osv.). Mitt råd är att inte fastna i jakten på den perfekta lösningen. Använd det du redan har (Apple eller Google Notes, OneNote, Google Docs, Evernote, osv.). Men skapa mappar/taggar för information och dokument du behöver återkomma till. Sortera inte perfekt — lägg bara saker i ungefärliga grupper och använd sökfunktionen när du behöver hitta något.
Dator-mappar: Samma sak gäller alla filer på din dator — lägg dem i några grova kategorier/mappar, och oroa dig inte för mycket. Jag har mappar för skattegrejer, viktiga dokument, skrivande och vissa arbetsprojekt. Släng in allt där så slipper du ha det skräpande på skrivbordet.
Uppgifter: Jag tror inte att det finns ett perfekt system, och många lägger alldeles för mycket tid på att hitta den perfekta appen eller liststrukturen. Du klarar dig med ett par listor i din anteckningsapp: en huvudlista med allt du behöver göra (uppdelad i områden som ekonomi, arbete, projekt) och en “Idag”-lista. Oavsett system — håll det enkelt, och lägg till saker från flikar och inkorgar som behöver göras, så du slipper bära runt allt i huvudet.
Som du ser förespråkar jag verkligen att hålla din organisering enkel — inte övertänkt, inte beroende av de perfekta apparna eller inställningarna. Lägg inte massor av tid på att organisera — den tiden spenderas bättre på att faktiskt göra saker. Eller på något som är roligt.
Huvudidén är att skapa en plats för nästan allt i ditt digitala liv. När du har de platserna, ta en stund varje vecka för att städa upp och lägga saker där de hör hemma.
Tips #3: Håll fokus
Till sist, om du har gjort de två första stegen, har du nu utrymme att fokusera. Om du har förenklat och gett saker sina platser, borde ditt digitala liv bli mycket enklare.
Det sista tipset handlar om att fokusera på en sak i taget. Rensa bort allt annat när du ska göra en sak.
Till exempel:
När jag skriver använder jag en app i fullskärmsläge.
När jag hanterar e-post fokuserar jag bara på att bearbeta mejlen så mycket jag kan inom den tid jag har avsatt.
Om jag jobbar med en uppgift har jag bara det dokumentet eller de flikar öppna som behövs för den uppgiften. Jag sätter på lite musik för att fokusera och undviker att hoppa runt.
Om det är dags att organisera, fokuserar jag på det så mycket jag kan och går sedan vidare till nästa sak.
Använd webbplats-blockerare för att stänga ute distraktioner, förutom när du tar en paus.
Det här handlar inte om perfektion … men om du låter dig själv fokusera kommer ditt digitala liv inte kännas lika rörigt.